Wir nutzen dafür Excel
Es gibt Faktoren, die eine Excellösung an ihre Grenzen bringen. Zu diesen Faktoren gehören immer mehr Nutzer, immer größere Datenmengen, Datenmanipulation ohne Dokumentation oder die fehlende Rechteverwaltung. Somit wird die gewachsene Lösung immer unbeweglicher und schlechter zu bedienen.

Woran liegt das?
Excel ist ein Kalkulationsprogramm, optimal für die Tabellenkalkulation, hervorragend für automatische mathematische Rechenoperationen, aber keine Datenbank. Excel kann Tabelleninhalte durch Bezüge verknüpfen und dadurch Ergebnisse und Statistiken perfekt darstellen. Dadurch würden die Nutzer gerne auch Daten zugrunde legen können. Da kann Ecel nicht weiterhelfen, da dafür wurde es nicht entwickelt.

Daran liegt es:
Excel lädt bei jedem Öffnen alle Daten in den Hauptspeicher. Eine Datenbankanwendung speichert nur den Datensatz der Anfrage, also nur den gerade benötigten kleinen Teil der Daten. Während Excel durch die verfügbare Speicherkapazität begrenzt ist. Ein weiteres Problem ist, dass Excel mit zunehmender Datenmenge immer langsamer wird.

Die Nachfrage kam zu einem Ergebnis
Excel wurde um eine Datenbank-Funktion erweitert. Mit dieser Funktion sind kleine Datenbank-Anwendungen möglich. Der einfache Austausch mit einer Exceldatenbank hat Vorteile. Da Datenbanken im Laufe der Zeit immer größer werden, wird es wieder schwierig. Eine Exceldatenbank in professionelles Datenbanksystem nachträglich einzupflegen ist enorm zeitaufwenig und kostenintensiv. Das Problem der fehlenden Rechteverwaltung bleibt bestehen und kommt bei mehreren Nutzern zum Tragen. Eine Sharepoint-Verwaltung mindert dieses Problem, löst es nicht endgültig, da Daten weiterhin manipuliert werden können. Außerdem fallen mehr Lizenzgebühren an.

Bei den File-Server Systemen findet man Access. Hier werden Daten in einem Netzwerk gespeichert und verschiedene Personen können darauf zugreifen. Für kleine Datenbanken ist es eine gute Lösung. Wird mit größeren Datenmengen gearbeitet oder haben viele Personen Zugriff darauf, steigt die Zugriffszeit extrem an. Man kann eine Excel Datenbank in Access umwanden, ein Aufwand, der sich lohnt, wenn sich weder die Datenmenge noch die Nutzer in absehbarer Zeit erhöhen. Den ein oder anderen Access Tipp gibt es bei uns.

Im Gegensatz dazu steht das Client-Server-System. Hier gibt es eine Trennung zwischen den Programmen. Der Server stellt diese Programme zur Verfügung. Es braucht Zeit eine solche Datenbank-Anwendung zu entwickeln. Sie punktet dann mit einem stabilen Lauf, schnellen Zugriffen und enormer Datensicherheit. MySQL, Oracle und MS SQL gehören zu den bekannten Datenbanken.

Fazit:
Wer mit großen Datenmengen oder vielen Nutzern zu tun hat, wird von einem relationalen Datenbanksystem profitieren. Ein Client-Server-System ist effektiver als eine File-Server-Lösung. Man kann sich hierzu auch individuelle Software entwickeln lassen.